Máte stále pocit, že nestíhate? Valia sa na vás ďalšie a ďalšie úlohy a vy sa ustavične naháňate? Jasné, že za takýchto okolností si neviete vyčleniť priestor ani na učenie sa cudzieho jazyka alebo iné hobby. Ja osobne už niekoľko rokov vylepšujem svoj spôsob práce, aby som pracovala produktívnejšie. Vo videu vám prezradím, ako mi pritom pomáhajú ranná a týždenná rutina. Ak radšej čítate, pod videom nájdete jeho prepis.
Ste zahltení prácou, projektami, termínmi, a stále sa na vás sypú nové úlohy? Nestíhate ich spraviť počas týždňa a namiesto oddychu dobiehate prácu doma cez víkend? Žiaľ, takéto situácie sa dejú bežne. Napriek tomu, že pracujete vo veľmi rýchlom tempe, všetky úlohy splniť nezvládate. Pracujete aj na úkor oddychu a nedokážete si vytvoriť priestor na niečo nové – napríklad na učenie sa cudzieho jazyka alebo na hobby, ktorému sa chcete venovať.
Ranná a týždenná rutina
Je vám to povedomé? Ak máte takýto problém aj vy, veľmi rada sa s vami podelím o dva konkrétne systémy, ktoré mne osobne neskutočne pomohli. Dovolím si povedať, že mi dokonca zmenili život.
V minulosti som aj ja pracovala vo veľmi intenzívnom tempe. Nemala som kontrolu nad tým, čo všetko ešte musím urobiť a stále som mala zlý pocit, že som niečo zabudla. Postupne som si však zaviedla rannú a týždennú rutinu. Tieto dva systémy mi pomohli získať prehľad nad mojimi úlohami. Napriek tomu, že práce mám stále veľa, rutiny mi do života priniesli systém a pohodu. Možno inšpirujem aj vás.
Ranná rutina
Keď prídem k počítaču, ako prvej sa venujem rannej rutine. Každý pracovný deň si otvorím svoj task manager – aplikáciu na zapisovanie úloh. Ja osobne používam Todoist, ale existujú aj rôzne ďalšie, napríklad Asana, Trello, Things a iné. Namiesto aplikácie však môžete pokojne použiť papier a pero. Najdôležitejšie je mať úlohy v jednom úložisku a nie na rôznych miestach.
V Todoiste mám ako prvú uloženú položku s názvom „Denná rutina”. Obsahuje zoznam krokov, podľa ktorých postupujem, aby som na nič nezabudla.
Krok #1: Zbieranie úloh
Začínam tým, že si zachytím zoznam nových úloh zo všetkých zdrojov:
? Otvorím si Slack (náš pracovný chat) a zapíšem si úlohy z uložených správ, ktoré som si prečítala, ale nevedela alebo nemohla som na ne hneď reagovať. Keď mi niekto z tímu napíše správu, prečítam si ju, ale neodpovedám hneď, pretože by ma to vyrušilo z môjho pracovného flow. Viem však, že počas zajtrajšej rannej rutiny sa k odpovedi určite dostanem a na nič nezabudnem. To je na tomto systéme úžasné.
? Prečítam si e-maily a úplne vyčistím schránku. Uplatňujem totiž metódu Zero Inbox, ktorá mi pomáha venovať sa každému e-mailu iba raz. Vo svojej schránke nikdy nemám 12 000 neprečítaných mailov a nemusím sa vracať ani k starším mailom. Zero Inbox je naozaj výborný systém, ktorý mi pomáha udržiavať si poriadok vo všetkých e-mailoch.
Chcete vedieť viac? O metóde Zero Inbox sa dočítate aj v článku 5 systémov na produktivitu, ktoré mi darujú čas každý deň.
? Ďalším zdrojom pracovných úloh sú ostatné aplikácie, ktoré používam. Je to napríklad Notion, ktorý úplne zbožňujem. Pozriem si notifikácie od tímu, prípadne svoje poznámky a pozbieram si z nich úlohy, ktoré si zapíšem do Todoistu.
Takto vyzerá prvá veľká zložka mojej dennej rutiny. Zo všetkých zdrojov si zozbieram všetky úlohy, ktoré potrebujem spracovať, a zapíšem si ich do svojho hlavného úložiska – Todoistu. V tejto fáze ide naozaj len o zhromažďovanie úloh, v daný deň sa im nemusím aj venovať.
Krok #2: Organizácia aktuálneho dňa
Po zozbieraní úloh nasleduje ich organizácia. Pozriem si zoznam nových úloh a zvážim, či je niektorá z nich natoľko súrna, aby som si ju zaradila na dnešný deň. Ak ma napríklad niekto z tímu včera požiadal o rýchly feedback k newsletteru, ktorý sa má poslať dnes, zaradím si ho ako prioritu na dnes. Ak je to nápad, ktorý mám zvážiť, budem sa mu venovať napríklad na ďalší týždeň.
Takto sa v daný deň rozhodujem, ktoré úlohy sú najsúrnejšie a zároveň pracujem aj s úlohami, ktoré som si minulý týždeň pripravila v rámci týždennej rutiny. Každý deň si znova prehodnotím priority, pretože ak mi prišli nové úlohy, musím si na ne vytvoriť priestor. Ranná rutina je výborný priestor, kde zvážim, ktoré úlohy sú dôležité, ktoré z nich viem odsunúť na neskôr alebo delegovať na niekoho iného. Takýmto spôsobom si naplánujem nový program pre daný deň.
Mimochodom, ak používate Todoist, dám vám tip ešte na jednu appku. Volá sa Trevor a v podstate ide o integráciu k Todoistu, ktorá umožňuje podrobne si plánovať si úlohy pre daný deň. Viete do nej totiž zadať predpokladané trvanie úlohy. Ak si k úlohám priradíte čas, často zistíte, že ste si naplánovali oveľa viac úloh, ako dokážete reálne stihnúť. Trevor vám poskytne spätnú väzbu, že úloh máte príliš veľa a musíte si ich preorganizovať. Mne osobne táto appka pomohla pochopiť, že mám tendenciu dávať si na svoj denný to-do list príliš veľa úloh, a dokážem teda prehodnotiť ich dôležitosť.
Pravidlo 2 minút
Ranná rutina mi spravidla zaberie 30 – 45 minút. Taký dlhý čas mi trvá len preto, že využívam zásadu dvojminútového pravidla – keď vidím správu na Slacku alebo e-mail, na ktoré viem odpovedať do dvoch minút, vyriešim ich hneď. Ak by som si zaraďovala do programu takéto drobnosti, pravdepodobne by som viac času strávila organizovaním úloh ako ich realizáciou. Takýchto dvojminútových úloh sa mi počas rannej rutiny nazbiera dosť veľa, takže sa časovo natiahne.
Rannú rutinu si robím už niekoľko rokov a skutočne sa mi veľmi osvedčila. Môj deň má úplne iný flow a mám super pocit, že viem, čo idem robiť a čo je prioritou dňa. Ak si rannú rutinu z nejakého dôvodu neurobím, cítim sa rozhádzane a nemám taký pokoj.
Preto určite odporúčam, aby ste si takúto rannú rutinu zaviedli aj vy. Nemusí byť zložitá. Stačí, keď si každé ráno poviete, čo idete robiť, napíšete si úlohy na jedno miesto a uvidíte, že vám poskytne oveľa lepší prehľad o danom dani.
“Ak mi príde správa alebo email, na ktoré viem odpovedať do 2 minút, vyriešim ich hneď.”
Týždenná rutina
Rovnako, ako mi denná rutina pomôže naplánovať si pracovný deň, mi týždenná rutina s odstupom a s nadhľadom pomáha naplánovať si celý nasledujúci pracovný týždeň.
Hovorila som, že v dennej rutine mám už nejaké predplánované úlohy. Dostanú sa do nej preto, lebo predošlý týždeň som si robila týždennú rutinu, kde som si zvolila hlavné priority na ďalší týždeň. Zvažujem, ktorý deň budem mať priestor venovať sa náročnejším úlohám, lebo mám čas na Deep Work (po slovensky sústredená práca), v iný deň mám viac meetingov, takže si tam dám len nejaké drobné úlohy.
Týždennú rutinu skúšam a vylepšujem už niekoľko rokov. Osvedčila sa mi práca v troch hlavných krokoch:
#1 Prečistenie
Skôr, ako začnem plánovať, si upracem počítač. Vytriedim si súbory na pracovnej ploche a stiahnuté dokumenty. V minulosti som si sťahovala súbory na plochu a mala som na nej neskutočný neporiadok, v ktorom som sa nevedela orientovať. Dnes mám dokumenty prehľadne roztriedené v zložkách a počas týždennej rutiny nemilosrdne vyhadzujem všetko, čo v počítači nepotrebujem. Ak by som raz za čas chcela spraviť veľké upratovanie, nefungovalo by mi to. Keď si však upratovanie každý týždeň naplánujem, trvá mi 3 minúty.
Okrem plochy a počítača si prečisťujem aj fotky v mobile, ktoré som spravila za posledný týždeň. Vyberiem najlepšie verzie podobných variantov a odstránim menej vydarené alebo rozmazané fotky. Keďže takéto čistenie robím raz za týždeň, zaberie mi 3 minútky a nepotrebujem robiť prečisťovanie nárazovo. V mobile nemám nič, čo by v ňom nemalo byť a dáva mi to pocit pokoja.
V rámci týždennej rutiny si prečisťujem aj taskovací program Todoist, konkrétne položku „waiting for”. Slúži mi pre úlohy, ktoré som zadala niekomu inému. Vždy v piatok sa ne pozriem a ak nemám výsledok, tomu človeku sa pripomeniem. Takže v piatok celý tím odo mňa dostáva správy. 😉 Ostatní členovia tímu, ktorí si zvyknú robiť týždennú rutinu, rovnako píšu napríklad mne.
#2 Plánovanie
Plánovanie považujem za najdôležitejšiu zložku týždennej rutiny. Pozerám sa pri ňom predovšetkým na dlhodobejšie plány (v tíme plánujeme projekty na štvrťrok) a v závislosti od nich si plánujem celý nasledujúci týždeň. Zvažujem, s čím potrebujeme pohnúť a čo bude mojou hlavnou prioritou.
Keď sme napríklad robili výberové konanie na jazykovú mentorku, kandidátky nám do určitého termínu mali poslať vypracované úlohy. Vedela som, kedy majú deadline na odovzdanie a nasledujúce dva dni som si vyhradila na spätnú väzbu. Keďže som tejto úlohe priradila vysokú prioritu, rezervovala som si na ňu čas už pri plánovaní.
Ešte predtým, ako si začnem plánovať pracovné úlohy, v kalendári si pozriem, kde mám priestor rezervovať si čas na svoje osobné priority. Naplánujem si napríklad dvakrát do týždňa posilňovňu, saunu, čas na relax či rande s manželom. Ak by som čakala, kedy mi na tieto veci ostane čas, pravdepodobne by som ich vôbec nerobila, pretože môj kalendár by bol plný meetingov a iných pracovných úloh. Preto si ich priebežne plánujem aj niekoľko týždňov vopred. Myslím si, že osobné veci sú mimoriadne dôležité a veľakrát si na ne nevieme nájsť čas, pretože sme zahltení prácou. Ja si plánujem najskôr osobné priority a až potom pracovné projekty.
Pozrite si aj: VIDEO: Koncoročné plánovanie vám zmení život
#3 Reflexia
Po prečistení úloh a počítača a naplánovaní úloh na ďalší týždeň si zreflektujem predošlý týždeň. V aplikácii na sledovanie času (ja využívam Toggl) si pozriem, koľko času som venovala jednotlivým projektom. Vyhodnotím si, či som sa naozaj venovala tým najdôležitejším veciam, alebo som sa zdržala na drobnostiach. Zvážim, či som niektoré veci nemohla oddelegovať, aby som mohla venovať energiu tým najstrategickejším projektom vo firme.
Takýmto spôsobom si vyhodnotím strávený čas a do denníka si vypíšem 3 úspechy zo svojho pracovného i osobného života. Keďže aj v tíme Jazykového mentoringu máme vo zvyku zdieľať si vždy v piatok na Slacku jeden pracovný a jeden osobný úspech, dokážem ostatným napísať, na čo som najviac hrdá, ktoré projekty sa najviac pohli a spoločne sa z úspechov tešíme.
„Moja týždenná rutina pozostáva z troch krokov: prečistenie, plánovanie a reflexia.”
Prečo si zaviesť rannú a týždennú rutinu?
Ranná a týždenná rutina sú v podstate veľmi jednoduché. Toto bol len príklad, čo funguje mne a vy sa ním môžete inšpirovať. Ak nemáte zavedený takýto systém, môžete si na internete prečítať, ako robia rutiny iní ľudia. Najviac vás však posunie, keď si ich začnete v praxi skúšať sami a zistíte, čo funguje vám.
Overila som si, že rutiny vnášajú do môjho života pohodu. Mám kontrolu nad všetkým projektmi a viem, čo je najdôležitejšie. Zistila som tiež, že takéto plánovanie mi pomohlo začať odmietať nové príležitosti a projekty. V minulosti som kedykoľvek sľúbila rozhovor, prednášku alebo akúkoľvek pomoc. Pribúdali mi nové projekty, nestíhala som robiť svoje veci, a potom som pracovala po večeroch či cez víkendy.
Do takejto situácie sa už nechcem dostať. Keď niekto príde za mnou s otázkou, či mám priestor na nový projekt, pozriem si svoj plán a rozhodnem sa podľa toho, aký je plný. Nechcem sa sľubovať na viac projektov, ako mi dovolí čas, pretože si chcem aj oddýchnuť.
Dodržiavanie rutín mi teda pomohlo zlepšiť môj work-life balance. Už nerobím po nociach a cez víkendy. Viem si oddeliť pracovný čas, v ktorom sa naplno venujem pracovným povinnostiam a vďaka plánu som oveľa produktívnejšia, a oddychový čas, ktorý mám vyhradený len pre seba.
„Ranná a týždenná rutina vniesli do môjho života pohodu. Dokážem si oddeliť pracovný čas a vyhradiť si čas len pre seba.”
Ako začať s rutinami?
Ak neviete, ako s týmito rutinami začať, rezervujte si v kalendári čas, v ktorom sa budete pravidelne venovať plánovaniu ďalšieho týždňa. Na začiatok pokojne stačí jedna hodinka v piatok, keď sa zamyslíte, ktoré úlohy v budúcom týždni sú pre vás tie najdôležitejšie. Do kalendára si zaznačte aj pripomienku, aby ste sa vždy ráno zamysleli nad 1 – 2 najdôležitejšími úlohami pre daný deň.
Keď si uvedomíte priority, budete pracovať na nich a nebudete sa zaoberať množstvom drobných úloh, kvôli ktorým vám nezostáva čas na tie dôležité. Spíšte si tiež projekty, ktoré sú pre vás momentálne najdôležitejšie a s ktorými potrebujete v najbližšom mesiaci alebo štvrťroku pohnúť. Ich zoznam si nalepte na stenu alebo si ho spravte v poznámkovej appke v počítači. V rámci týždennej alebo dennej rutiny sa na ne pozrite a pripomeňte si, že by ste si mali na ne vyhradiť priestor.
Už takýto jednoduchý krok v podobe vyhradenia si času na plánovanie vám výrazne pomôže začať s rannou alebo týždennou rutinou. Postupne ich budete vylepšovať a nájdete si vlastný spôsob, ktorý vám bude fungovať. Po niekoľkých týždňoch na sebe spozorujete, že sa vedome rozhodujete, čo chcete a čo nechcete robiť a aké nové projekty chcete zaradiť do svojho života.
Konečne budete mať priestor na učenie sa jazyka
Vďaka ranným a denným rutinám si vytvoríte priestor na veci, ktorým sa chcete venovať, ale doteraz vám na ne nezostával čas. Môže to byť napríklad učenie sa angličtiny. 😉 V Jazykovom mentoringu stále nabádame ľudí, aby si do života zaviedli malé činnosti, ako sú počúvanie podcastov, učenie sa slovíčok či čítanie kníh. Možno ak si lepšie zorganizujete pracovné povinnosti, vytvoríte si priestor aj na mimopracovné činnosti.
„Plánovaním úloh si vytvoríte priestor na veci, na ktoré ste doteraz nemali čas. Napríklad na učenie sa angličtiny.”
Verím, že som vás aspoň trochu inšpirovala, ako si lepšie plánovať deň, týždeň alebo dlhšie obdobie. Držím vám palce, aby ste tieto rutiny vyskúšali, aby vám fungovali a aby ste si ich zamilovali rovnako ako ja. Pretože keď zistíte, ako vám pomáhajú organizovať si život, radi si na ne nájdete čas. Ak vás zaujímajú ďalšie informácie o zlepšení produktivity a chcete zistiť, ako si organizujem život ja, pozrite si aj video 5+1 appiek, ktoré mi denne darujú 3 hodiny navyše, v ktorom vám prezradím viac o mojich najobľúbenejších systémoch produktivity.
Páčil sa vám článok? Zaregistrujte sa na môj bezplatný webinár a získajte skvelé tipy na učenie sa jazykov, ktoré viete uplatniť ihneď v bežnom živote.
