Mať denne tri hodiny navyše nie je na zahodenie. Ako ich však získať? Pripravila som pre vás video, v ktorom vám predstavím 5+1 aplikácií na zvýšenie produktivity a zlepšenie time managementu. Ak radšej čítate, pod videom nájdete jeho prepis.
Máte v smartfóne desiatky aplikácií a cítite, že vás oberajú o čas? Väčšina appiek vám čas skutočne kradne. Niektoré aplikácie sú však naozaj užitočné a mne osobne dávajú viac voľného času, pretože ich využívam na zlepšenie produktivity. V tomto videu vám predstavím svojich 5+1 najobľúbenejších appiek, ktoré toto kritérium spĺňajú.
#1 Google Calendar
Prvá appka, bez ktorej si neviem predstaviť svoj bežný deň, je kalendár. Ja osobne využívam Google Calendar. Mám ho synchronizovaný na počítači aj na mobile, takže všetko, čo zapíšem na jednom zariadení, automaticky vidím aj na druhom.
Riadim sa zásadou, že všetko, čo má nejaký konkrétny termín – teda kedy musím niekde byť alebo niečo spraviť – si zapíšem do kalendára. Zaznamenávam si nielen pracovné, ale aj osobné záležitosti. Ak ich totiž nezapíšem, termíny musím držať v hlave a to ma okráda o môj produktívny čas.
Do kalendára si okrem pracovných vecí zapisujem aj súkromné záväzky: kedy mám zavolať kamarátke, kedy mám rande s manželom, ale aj čas, ktorý chcem venovať sebe. Ak plánujem ísť napríklad do sauny, v kalendári si rezervujem termín. Ak som v minulosti nemala na takéto činnosti vyhradený priestor, často sa mi stávalo, že som mala namiesto sauny meeting.
Dnes si už naozaj neviem predstaviť bez kalendára jediný deň. Využívam ho nielen počas pracovných dní, ale aj cez víkendy. Kalendár je podľa mňa úplný základ produktivity a time managementu, ktorý by mal využívať úplne každý.
Pozrite si aj: VIDEO: 5 systémov na produktivitu, ktoré mi darujú čas každý deň
#2 Todoist
Druhá aplikácia, na ktorú nedám pri optimalizácii time managemmentu dopustiť, je Todoist. Ide vlastne o softvér, kam si zapisujem všetky úlohy – teda akčné kroky, ktoré mám urobiť. Todoist mám prepojený s kalendárom. Keď si do kalendára pridám úlohu, automaticky sa mi zobrazí v Todoiste ako nová položka, ktorú dokážem kategorizovať. Zvážim, či ide o pracovnú záležitosť, či si na ňu potrebujem vyhradiť viac času a sústrediť sa (Deep Work alebo po slovensky sústredená práca) alebo sa potrebujem len niekam presunúť.
Všetko, čo mám v kalendári, mám teda zároveň zachytené aj v Todoiste. V Todoiste mám však zaznamenané aj úlohy, ktoré nemajú konkrétny deadline. Napríklad, ak si musím premyslieť agendu porady, nemusím sa jej venovať striktne v určitý termín. Ak si na prípravu vyčlením čas, urobím tak v kalendári, inak úloha ostáva len v Todoiste.
Aj pri taktomto softvéri na sledovanie úloh je potrebné vytvoriť si systém, ako sa k jednotlivým projektom pravidelne dostať. V minulosti som si svoje úlohy veľakrát písala do diára či na papier, ktorý mi práve prišiel pod ruku. Ale ak som počas dňa nestihla urobiť všetko, čo som si naplánovala, úlohy bolo treba niekam presunúť. Ak na to nemáte jeden systém, úloha sa ľahko stratí a zabudnete na ňu.
Práve preto si raz týždenne úlohy v Todoiste prechádzam. Pozriem si aj také, ktoré nie sú súrne, ale budem ich robiť o 1 – 2 mesiace. Viem, že ich mám zachytené v správnom projekte a zaradím si ich do programu, keď budú aktuálne.
Pozrite si aj: VIDEO: Koncoročné plánovanie mi výrazne zlepšilo život. Robím ho takto!
#3 Notion
Notion je v podstate veľmi sofistikovaný poznámkový blok, ktorý dokáže úžasné veci. Prostredníctvom prepojení viem napríklad odkazovať z jednej stránky na druhú. Môžem si vytvoriť bloky textu, ktoré sa dajú jednoducho rozbaliť a znovu zbaliť. Dlhší text teda nemusím podrobne čítať, len si ho preskenujem a zároveň sa viem veľmi rýchlo dostať k detailom.
V Jazykovom mentoringu využívame Notion každý deň. Máme tam viaceré databázy, publikačné plány pre sociálne médiá či newsletter. Ja osobne si poznámkujem každý brainstorming, všetky nápady na zlepšenie našich kurzov alebo prípravy na porady. Jednoducho, do Notion si zapisujem všetko.
Notion má perfektné možnosti na lepšiu vyššiu produktivitu a určite sa s ním oplatí oboznámiť. Veľa ľudí, ktorí v minulosti využívali napríklad Google Dokumenty alebo Evernote, prechádzajú do Notion.
V Notion si snažím nastaviť aj svoj „second brain” („druhý mozog”). Možno tento systém poznáte od jeho autora Tiaga Forteho. Ide o spôsob, ako si udržiavať myšlienky v prehľadnej a ľahko vyhľadateľnej forme niekde inde ako v našom mozgu. Je totiž veľmi dôležité, aby sme mali mozog k dispozícii na vymýšľanie nových nápadov a nie na držanie informácií. Práve second brain ponúka riešenie. Ja sa mu teraz venujem, snažím sa ho zlepšovať, aby som v ňom mala zachytené všetky informácie, ktoré nepotrebujem nechávať vo svojom mozgu.
#4 Toggl
V pracovnom živote na zlepšenie produktivity veľmi rada využívam aplikáciu Toggl, ktorá trackuje odpracovaný čas. Keď si sadnem k počítaču, automaticky si ju spustím a appka mi sleduje, ako dlho a na čom pracujem. Lepšie potom dokážem zhodnotiť, čomu som venovala svoj čas. Takýto systém mi zároveň pripomína, aby som sa snažila pracovať na jednej veci a nie multitaskovať.
Ak aspoň niekedy pracujete z home-office, určite viete, že doma máme veľa rušivých vplyvov. Treba ísť zapnúť práčku, uvariť obed, prípadne niečo vyriešiť s deťmi. Vždy len na chvíľku odbehnete. Ak si nesledujete čas, máte pocit, že ste od rána do večera pracovali, ale reálne ste kvôli takýmto prestojom odpracovali možno len 5 hodín čistého času.
Keď som si začala sledovať čas, naučila som sa lepšie fokusovať. Až keď dokončím prácu, vypnem časovač a dám si prestávku. Takýto systém mi pomáha viac sa sústrediť na prácu. Odporúčam si Toggl nainštalovať aj ako aplikáciu na počítači. Systém vás upozorní, ak ste dlho nepohli myšou a spýta sa vás, či stále pracujete na úlohe, ktorú trackujete. A naopak, ak si časovač zabudnete zapnúť, objaví sa vám notifikácia, či robíte niečo pracovné a chcete úlohu zaznamenávať.
Sledovanie času mi poskytlo veľa vhľadov do mojej vlastnej práce. Vďaka aplikácii Toggl som oveľa produktívnejšia a koncentrovanejšia. Určite odporúčam.
#5 Everand a Audible
Tieto aplikácie využívam na počúvanie audiokníh. Prečo dve? Audioknihu, ktorú nenájdem v aplikácii Everand (bývalý Scribd), nájdem spravidla na Audible, a naopak. Knihy sú v nich k dispozícii dokonca v rôznych cudzích jazykoch, niekedy si teda zvolím iný jazyk, aby bolo počúvanie zaujímavejšie.
Takýmto spôsobom dokážem „prečítať” oveľa viac kníh a zároveň pritom robím aj niečo užitočné – idem na prechádzku, upratujem. Pri takýchto činnostiach nemusím zapájať hlavu, tak prečo si pri nich nevypočuť nejakú knihu a nevzdelávať sa?
Čítajte aj: Ako na porozumenie a slovnú zásobu? Skúste Everand
Ja osobne viac čítam ako počúvam. Počúvanie beriem ako doplnok k čítaniu kníh. Najlepšie sa mi počúvajú knihy, ktoré neobsahujú veľa myšlienok, ktoré by som si chcela zapísať. Na počúvanie si teda vyberám skôr knižky určené pre všeobecný rozhľad – celkovo o svete, o spoločenských témach, o rodičovstve, o financiách a podobne. Keď viem, že si budem chcieť myšlienky spoznámkovať, takéto knihy čítam cez čítačku Kindle. A práve s ňou súvisí aj bonusová appka Readwise.
#6 Bonus: aplikácia Readwise
Keď som prednedávnom spoznala appku Readwise, bol to pre mňa objav roka. Odvtedy ju využívam každý deň, pretože ponúka úžasný spôsob, ako si uchovávať myšlienky z prečítaných kníh. V minulosti som si z kníh niečo zapísala alebo som si v nich niečo podčiarkla, ale k myšlienkam som sa už nevrátila. Readwise mi do databázy ukladá citáty z kníh, ktoré čítam v elektronickej podobe. Každý deň mi ukáže 5 náhodne vybraných citátov a postupne mi ich opakuje. Ja sa rozhodnem, či už mám citát osvojený alebo je pre mňa nový. Podľa toho mi ich ukazuje častejšie alebo menej často.
Tak si dokážem zapamätať veľa vecí. Keď sa v rozhovore dostanem k určitému problému, viem druhej strane odporučiť knihu, ktorá sa ním zaoberala. Niekedy dokonca dokážem určitú myšlienku pomerne presne zopakovať, pretože som ju v priebehu posledných mesiacov videla niekoľkokrát.
Pre mňa je appka Readwise naozaj revolučná. Páči sa mi hlavne preto, že je založená na vedeckých poznatkoch o tom, ako si poznatky ukladáme do dlhodobej pamäti. A podľa presne tých istých poznatkov vediem ľudí v rámci Jazykového mentoringu k tomu, ako sa majú správne učiť slovíčka.
Ľudia sa učia slovíčka neefektívne – neukladajú si ich do dlhodobej pamäti. Avšak metodológia SRS (Spaced Repetition System – intervalové opakovanie), na ktorej je založená aj appka Readwise, pomáha aj pri učení sa jazykov. Aj vy by ste chceli zistiť, ako sa učiť slovíčka produktívnejšie, ušetriť čas a získať lepšie výsledky? V tom prípade sa určite zapojte do mojej minivýzvy Slovíčka, ktorá vám príde zadarmo do e-mailovej schránky. Prostredníctvom 3 videí vám vysvetlím, ako sa učiť slovíčka efektívne s využitím vedeckých poznatkov o učení sa do dlhodobej pamäti. Do výzvy sa môžete prihlásiť bezplatne.
Verím, že niektoré z mojich 5+1 obľúbených appiek využijete aj vy. Alebo že vám aspoň ukázali niektoré zásady produktivity a time managementu, ktoré aplikujete do svojho života. Budem veľmi rada, ak nám dáte do komentárov vedieť, ktorú z týchto aplikácií využívate, prípadne či máte podobné appky, ktoré sa vám osvedčili. A ja sa na vás budem tešiť v ďalšom videu.
