VIDEO: 5 systémov na produktivitu, ktoré mi darujú čas každý deň

Keď so mnou robia médiá rozhovory, niekedy sa ma pýtajú, ako som sa stíhala do tridsiatky naučiť 9 cudzích jazykov a popritom vybudovať jednu z 10 najväčších jazykových škôl na Slovensku. Často majú predstavu, že musím byť workoholička, ktorá sa od rána nezastaví a nemá voľný čas ani víkendy. Pritom opak je pravdou. Vedome si strážim rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom a nemyslím si, že pracujem veľa. Zameriavam sa však viac na produktivitu a efektívnu prácu.

Trik je v tom, že mám v živote zaužívaných niekoľko systémov, ktoré mi výrazne pomáhajú vylepšiť produktivitu a pracovať efektívne. Tak šetrím čas, aby som vedela stihnúť veľa práce, ale mala čas aj na seba, rodinu, kamarátov a záľuby.

V tomto videu vám predstavím 5 systémov alebo zásad na produktivitu v práci a v osobnom živote, ktorými sa riadim a ktoré ma veľmi obohatili a vyslovene mi darujú voľný čas. Možno niektoré z nich zaujmú aj vás a budete ich vedieť aplikovať do svojho života.

Chcete si stiahnuť ebook Nemám čas na jazyk spomínaný vo videu? Zadajte svoje údaje do formulára nižšie a ebook vám príde na mail.

1. Kniha Getting Things Done a systém GTD na zvýšenie produktivity

obálka knihy Getting things done

Getting Things Done, alebo v češtine Mít vše hotovo, je knižka od Davida Allena. Je trochu ťažkopádne napísaná, ale systém GTD je úplne geniálny. Niekoľko rokov som sa aktívne snažila zlepšovať svoju produktivitu, objavovala som, ako pracovať a zapisovať si úlohy. Mala som pocit, že mám viac práce ako času.

Práve metóda GTD mi dala okrem vyššej produktivity aj neskutočný pocit slobody a kontroly nad všetkým, čo musím urobiť. Hlavnou zásadou tejto metódy je, že by sme v hlave nemali myšlienky držať ale tvoriť. Na to musíme všetky naše povinnosti, nápady a myšlienky, všetko, čo nám ide hlavou, mať niekde uložené. O tom je metóda GTD. 

Funguje to tak, že si do jedného centrálneho systému (digitálneho alebo papierového) zapisujem úplne všetko, čo musím urobiť. Ja používam aplikáciu Todoist, ale nie je to zďaleka jediná appka. A vždy, keď mi počas dňa napadne hocičo pracovné alebo súkromné, tak si to zapíšem. Napríklad, že treba dokúpiť toaletný papier, alebo takto by sme mohli zlepšiť tento produkt, s touto kamoškou som sa dlho nevidela, chcem sa s ňou stretnúť. 

Čokoľvek mi napadne, zapíšem si to do centrálneho úložiska, tzv. inboxu vo svojom programe. Každý deň si tie položky triedim a rozhodujem, čo s nimi spravím – niečo si dám do kalendára, alebo oddelegujem, alebo sa o tom s niekým porozprávam, alebo označím ako úlohu na neskôr atď. 

Nejdem do detailov, lebo táto metóda je trochu komplexná, ale musím povedať, že mi zmenila život. Nielen pracovný, ale aj súkromný, lebo často si ľudia zapisujú len pracovné veci a tie súkromné si držia v hlave. Potom nemajú voľnú hlavu, lebo nemajú tie veci niekde zachytené.

Za mňa je GTD úplne pecková metóda na zvýšenie produktivity, odporúčam sa do nej trochu ponoriť a začať čítať knižku Getting Things Done.

2. Metóda Zero inbox

Zero inbox nie je aplikácia, ale spôsob alebo metóda, ako si nastaviť svoju emailovú schránku. Ja používam klasický Gmail a keď sa prihlásim do svojho mailu, vyzerá to nejako takto: 

zero inbox metóda v gmaile

Nemám tam 1528 neprečítaných správ, ako to vidím u mnohých ľudí. Taktiež nemám stovky už prečítaných správ, ktoré tam visia. Všetky správy, ktoré som si už prečítala a vyriešila, sú totiž archivované, pričom si ich viem pozrieť na jeden klik, takže sa nikam nestratili. Zároveň mi nezavadzajú v hlavnom inboxe a neblikajú ako úlohy, ktoré treba spraviť. 

Ako vyzerá moja Zero Inbox rutina?

Každý deň si ráno pozriem správy a úplne si vyčistím všetky emaily, čiže dostanem sa na Zero inbox = nula prijatých správ. Zároveň sa rozhodujem, čo s tými mailami spravím. Väčšina z nich sú newslettre alebo informácie o zásielke, ktorú som si objednala. Tieto správy rovno archivujem, nepotrebujem ich ani otvárať a čítať, lebo už podľa predmetu viem, o čom sú. 

Ak mi príde mail, ktorý si chcem prečítať, ale nemám na to teraz čas, presuniem si ho do priečinka “Read later”

nastavenie si zero index rutiny

A ak je to niečo aktuálne, napríklad letenka, ktorú viem, že budem onedlho potrebovať, tak si mail presuniem do “Úložiska”. Hlavné je, aby mi nezavadzal v hlavnom priečinku. 

Ešte mám tretí priečinok s názvom “Waiting for”, to som prevzala zo systému GTD. Používam ho, keď niekomu napíšem mail, že od neho niečo potrebujem a čakám na odpoveď. Aby som nemusela držať v hlave, že ak mi ten človek zabudne odpísať, musím sa mu ozvať znova. Raz týždenne si ten zoznam vyčistím. Ak sa mi neozval, tak sa mu pripomeniem, že stále čakám na informáciu. Na konci týždňa však už je väčšina neaktuálna, takže všetko archivujem.

Vďaka metóde Zero Inbox som prestala zabúdať a zvýšila sa mi produktivita

Metódu Zero inbox odporúčam všetkým, či už pracujete online alebo nie. Pre mňa je to prelomová vec. Predtým som chodila do schránky s nechuťou, koľko tam toho zas je. A hlavne som veľa vecí zabúdala – pravidelne sa mi stávalo, že som videla email, ale nevedela som naň reagovať hneď, veď niektoré maily si vyžadujú aj hodinu práce, kým viem odpovedať. Keď som si to nezaradila do Todoistu, ale nechala som ten mail visieť, tak vždy, keď som sa vrátila do schránky, som ho tam videla. A zakaždým na mňa dopadlo, že toto musím ešte vybaviť a nesmiem zabudnúť. Zbytočne som takto míňala mentálnu energiu aj niekoľkokrát denne.

Tento spôsob práce s mailami je oveľa čistejší a teším sa naň. Ak mi z nich vyplynie nejaká úloha, dávam si ju do Todoistu. Nepodstatné maily mažem alebo archivujem. Podstatné maily zaradím do jedného z priečinkov. 

Ak vás metóda Zero Inbox zaujala, nájdite si, ako sa nastavuje, je to otázka možno polhodiny. Keď takto budete fungovať každý deň, získate úplne iný pocit z práce.

3. Vypnuté upozornenia na mobile a v počítači

Ako spomínam vyššie, kedysi som stále chodila do mailovej schránky. Prečo som tam chodila? Lebo mi stále chodili nové maily a na obrazovke sa mi zobrazilo upozornenie. Alebo mi niekde niečo cinklo. Alebo mi na mobile pípla notifikácia, čo mi vždy znižovalo pracovnú produktivitu. Všetky tieto veci som zrušila a dnes mi nechodia takmer žiadne notifikácie ani na mobil ani na počítač. 

Vypnutie upozornení je prvá vec, ktorú robím, keď si nainštalujem novú appku. Notifikácie sú dnes asi najväčší nepriateľ produktivity. Ak máte niekoľko aplikácií a v kuse vám niečo niekde vybieha, nebodaj aj zvoní, neustále vás to vyrušuje. Robíte na niečom a príde notifikácia. Hneď vám hlava odbehne k tomu druhému problému a vrátiť sa k sústredenej práci trvá niekedy až 15 minút. To je obrovský problém, lebo potom naozaj máte pocit, že robíte 15 vecí, ale reálne nič poriadne. 

Ja fungujem tak, že všetky notifikácie na mobile aj v počítači mám vypnuté. Keď nejaké notifikácie potrebujem, napríklad zo Slacku (cez ktorý komunikujeme v práci), tak mi svieti dole červená gulička, ale nikdy sa mi na obrazovke neobjaví okno, že práve teraz odo mňa niekto niečo potrebuje. 

Odporúčam vám vypnúť si všetky notifikácie a nechať si len tie, ktoré naozaj potrebujete. Napríklad ak vám niekto dôležitý píše cez konkrétnu appku a viete, že by mohol potrebovať niečo urgentné. 

4. Sledovanie pracovného času

Ak pracujete na počítači, obzvlášť doma, trackujte si čas aby ste si tak zvýšilo produktivitu. Ja na trackovanie využívam aplikáciu Toggl. Odporúčam sledovanie času, lebo vám dá náhľad, čomu venujete koľko času. Keď som s trackovaním začala, bola som veľmi prekvapená. Bežne som si na konci týždňa ani nevedela povedať, čo som vlastne robila. Mala som pocit, že stále fičím na 100 %, ale nevedela som povedať, ktorej časti môjho podnikania sa koľko venujem.

Keď som si začala prácu sledovať a zaraďovať si úlohy do hlavných oblastí (marketing, produkt, starostlivosť o zákazníkov) zrazu som videla, že niečomu venujem veľmi veľa času, ale nemala by som, veď to viem oddelegovať. 

Na základe týchto informácií som začala robiť zmeny vo firme. Priebežne si vyhodnocujeme svoj strávený čas a snažíme sa pracovať čo najefektívnejšie, aby sa každý z nás mohol venovať veciam, ktoré sú jeho silnou stránkou a projektom, ktorými vieme firmu pohnúť vpred. 

Náš tímový report z Toggl za február 2023.
Náš tímový report z Toggl za február 2023.

Vďaka sledovaniu času viem, kedy mám spomaliť a kedy byť produktívna

Ja si svoj pracovný čas vyhodnocujem každý týždeň v rámci týždennej rutiny. Pozerám sa, koľko času som tento týždeň pracovala. Keď vidím, že sa mi niečo vymyká spod kontroly a už som v ten týždeň pracovala viac ako 30 hodín čistého času, je to pre mňa zdvihnutý prst, že treba optimalizovať. A keď príde o týždeň nová požiadavka či nápad, tak brzdím, že mám toho teraz veľa a nejdem si pridávať nové veci.

Nechcem pracovať od rána do večera na úkor víkendov, voľného času atď. Toto som sa musela naučiť postupne a urobila som obrovský pokrok, lebo v prvých rokoch podnikania som práci venovala strašne veľa času, čo produktivite v konečnom dôsledku nemusí pomáhať. Bola pre mňa dôležitejšia ako venovať čas sebe, rodine či kamarátom. Teraz vďaka tomu, že si sledujem čas, si viem lepšie ustrážiť balans.

Ak aj vy máte pocit, že robíte oveľa viac ako by ste chceli, ale neviete ani povedať, na čom, vrelo odporúčam začať si sledovať čas. Na začiatku je to trochu otravné, ale verte mi, je to len o zvyku. Aplikácia Toggl vám aj sama bude pripomínať, že nemáte zapnutý časovač, a bude sa vás pýtať, na čom teraz robíte. Prípadne sa vás opýta, či stále robíte na tej jednej úlohe, alebo sa niečo zmenilo. 

Takto získate krásne štatistiky, na ktorých vidíte, koľko percent svojho pracovného času ste čomu venovali.

5. No Agenda, No Meeting.

Tento tip je skvelý pre všetkých, ktorí mávajú tímové porady. Zvykne sa hovoriť, že porady sú žrút času a nepriateľ produktivity, lebo sa na nich zúčastňuje veľa ľudí a stále sa niečo hovorí, ale reálne sa nič nerozhodne a potom treba zas ďalšiu poradu. My sme vo firme zaviedli heslo “No Agenda, No Meeting.”

V preklade to znamená, že bez agendy nie je stretnutie. Kedysi sme šli na meeting s tým, že  povieme si, aký je problém, urobíme brainstorming, každý sa vyjadrí a na niečo prídeme. Tak sme dokázali zabiť aj dve hodiny. A čím viac nás bolo, tým to bolo horšie. Reálne sme sa nikam nedopracovali. 

Teraz máme pravidlo, že vždy je niekto zodpovedný za zvolanie stretnutia a posiela každému účastníkovi pozvánku do Google Kalendára. Zároveň pripraví agendu, čiže súpis: Čo riešime? Prečo je to problém? Ako sme to riešili v minulosti? Aké sú možnosti?

Agendu si všetci pred mítingom pozrú, každý sa vopred pripraví a na meetingu sa vyjadrí. Takže už keď ideme na stretnutie, máme súpis myšlienok, ktorý si každý spravil vo svojom sústredenom čase. Výsledkom sú kratšie, efektívnejšie a produktívnejšie mítingy a riešenie sa na základe podkladov hľadá jednoduchšie. Povieme si k nemu výhody a nevýhody a väčšinou vieme za polhodinu poriešiť aj komplexnejší problém, lebo sme si urobili prípravu. 

Takéto prípravy na meetingy sa nám neskutočne osvedčili a odporúčam ich všetkým tímom, obzvlášť tým, ktoré fungujú online.

tímový meeting s presným plánom

Získajte aj vy každý deň niekoľko hodín navyše a buďte produktívnejší

Tak už viete, čo mi uľahčuje život a umožňuje získať viac času pre veci, ktoré sú pre mňa dôležité. Síce tieto veci uplatňujeme v práci v online tíme, ale myslím, že väčšina z týchto systémov je aplikovateľná pre každého. Napríklad Zero Inbox a GTD odporúčam úplne každému. 

Ak vás zaujíma, ako ušetriť ešte viac času, pričom ho chcete využiť konkrétne na učenie sa cudzieho jazyka, odporúčam vám náš ebook Nemám čas na jazyk. Dozviete sa v ňom ďalšie konkrétne tipy, ako si nájsť čas aj v tom najplnšom diári. Ebook je praktický a jednoduchý, prečítate ho za chvíľku. Objavíte v ňom dodatočné tipy a nápady na nové systémy a návyky, vďaka ktorým budete mať viac času. Ebook si môžete bezplatne stiahnuť, keď zadáte svoj mail do formulára nižšie. 

Tagy:

Podobné články

0 Komentárov

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Bezplatný Webinár

Ako sa naučiť cudzí jazyk z pohodlia domova zábavnou formou bez bifľovania, jazykovky alebo vycestovania do zahraničia.

Lýdia Machová